چرخه دانش و یا به عبارتی فرایند مدیریت دانش همان گونه که درشکل ۲-۴ نشان داده شده از چهار بخش اصلی تشکیل شده است: ۱٫ در اختیار گرفتن، ۲٫ ذخیره سازی، ۳٫ پردازش و ۴٫ انتقال
۱٫ در اختیار گرفتن دانش: سازمان دانش کانونی و دانش ضمنی را به صورت داده یا اطلاعات سطح برتر در اختیار می‌گیرد.
۲٫ ذخیره سازی دانش: دانش خام که در اختیار قرار می‌گیرد( داده ها و اطلاعات)، باید در مکانی ذخیره شود که بتوان آن را مدیریت نمود، حفاظت کرد و در دسترس دیگران گذاشت (رادینگ،۱۳۸۶). ذخیره کردن، سازماندهی و بازیابی دانش سازمانی، که از آن به حافظه سازمانی نیز یاد می‌کنند، بخش مهمی از مدیریت دانش کارامد را تشکیل می‌دهد (عطاپوربه نقل از نوناکا،۱۳۸۸).
۳٫ پردازش دانش: دانش خام در مرحله پردازش به صورت دانش باارزش سازمانی درمی‌آید. پردازش شامل ذخیره‌سازی، پالایش، سازماندهی، تحلیل، مقایسه، هم بسته‌سازی، کاوشگری، یا انواع فنون می‌شود. این تمر کمی فراتر از عنوان دهی به دانش را دربر می‌گیرد، به گونه‌ای که دیگران بتوانند بسادگی در موقع نیاز آن را بازیابی کنند، یا اینکه مستلزم تحلیل پیچیده، پیشرفته و آماری باشد تا بتوان روابط و بینش‌های پنهان در آن را کشف و آشکار ساخت (رادینگ، ۱۳۸۶: ۲۸).
۴٫ انتقال دانش: برای اینکه دانش باارزش شود، باید با دیگران تقسیم شود. انتقال می‌تواند فعال یا منفعل باشد. درحقیقت درصد بالایی از موفقیت مدیریت و چرخه دانش، به تبادل و اشتراک صحیح دانش بستگی دارد و تبادل و اشتراک دانش از فردی به فردی دیگر، از لوازم اساسی چرخه مدیریت دانش است.
شکل۲-۴ : عناصر تشکیل دهنده فرایند دانش (آلن رادینگ، ۱۳۸۶: ۲۹)
۲-۱۶- مدیریت دانش در حوزه دولتی
۲-۱۶-۱- اهمیت نیاز به مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی
نوناکا و تاکوچی (۱۹۹۵) ادعا کرده‌اند که برندگان بازارهای فردا پیشتازان مدیریت دانش خواهند بود (حسومیان ،۱۳۸۵). و با توجه به اینکه در سازمان‌های خصوصی رقابت حرف اول را می‌زند، مبحث مدیریت دانش به عنوان اصلی‌ترین فاکتور کسب مزیت رقابتی بیشتر مورد توجه قرار گرفته است ولی در مؤسسات دولتی با توجه به بی‌معنا بودن رقابت چندان به موضوع مدیریت دانش توجه نشده است، ولی با توجه به پیشرفت سازمان‌های دولتی در سایر کشورها و ارتباطات بین‌المللی در بین سازمان‌های جهان که به نوعی جهانی‌سازی تجارت و ارتباطات هم به آن گفته می‌شود باعث می‌شود تا ناخواسته سازمان‌های دولتی در کشور بسوی ایجاد سازمان‌های دانش محور روی آورند. تحقیقات دانشگاهی و علمی صورت گرفته بر سازمان‌های دولتی که در آن ها مدیریت دانش نهادینه شده است، نشان دهنده عملکرد موفق و بازدهی بالای آن سازمان‌ها می‌باشد.
سازمان توسعه و همکاری‌های اقتصادی بر اقتصاد دانش محور و نقش دانش در پیشرفت‌های اقتصادی در هزاره سوم تأکید کرده‌است. پیتر دراکر در مقاله‌ای تحت عنوان آینده‌ای که قبلاً رخ داده است بیان می‌دارد که دانش سریعاً به جهان درحال توسعه انتقال می‌یابد اما در عمل به آن همچنان شکاف زیادی بین جهان توسعه یافته و کشورهای در حال توسعه می‌باشد.
مفهوم مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی به طور روزافزونی مورد توجه قرار گرفته است. اکثر سازمان‌های دولتی به دنبال استقرار سیستم مدیریت دانش درون خود هستند تا هر چه بیشتر از دانش موجود خود در سیاست‌گذاری سود ببرند و به ایجاد و حفظ مزیت رقابتی در محیط داخلی و بین‌المللی نائل شوند. بررسی‌ها حاکی از آن است که مدیریت دانش، موضوعی است که در بخش خصوصی متولد شده و رشد یافته و در مورد پیشینه مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی کمتر صحبت شده است (محمدی، ۱۳۸۸: ۳۰).
بسیاری از سازمان‌های دولتی به طور نسبی خدماتی را به شهروندان ارائه می‌کنند که بسیاری از آن ها جهت رفاه حال شهروندان می‌باشد و بعضی از سازمان‌های دولتی هم به ارائه خدمات خاصی به قشرهای از جامعه می‌پردازند که با تناسب شغل، کسب و کار افراد نوع ارائه خدمات نیز متفاوت است. ولی به طور کلی سازمان‌های دولتی مکان‌های هستند که محل تعامل افراد سازمان به عنوان نیروی انسانی سازمان و مراجعین به سازمان به عنوان ارباب رجوع می‌باشند، که بحث مدیریت دانش برای هر دو سوی این تعامل لازم و ضروری است و اگر هر یک از این دو گروه از مدیریت دانش سهمی نبرند، قطعاً آن سازمان به اهداف کلان خود نخواهد رسید.
کانگ و پاندیا با مرور پیشینه مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی، اظهار داشته اند که این موضوع در مورد سازمان‌های دولتی، نوپا و در مراحل ابتدایی است (ابطحی و صلواتی، ۱۳۸۵).
برای گسترش مدیریت دانش و رسیدن به اهداف آن در یک سازمان، نیاز به یکسری فرآیندهایی خواهد بود تا فعالیت‌ها در هر سازمان دانش محور شود و کارکنان آن سازمان هم به کارکنان دانش محور تبدیل شوند، بدین معنا که استفاده از دانش در انجام امور و فرایندها یکی از مهمترین سر لوحه‌های هر فرد در سازمان باشد. برای نهادینه کردن دانش در یک سازمان نیاز به یک سیستم آموزشی و پرورشی مستمر، کارآمد و پویا می‌باشد تا با بهره گرفتن از ابزارهای مدیریتی نوین، فنون و تکنولوژی پیشرفته سطح علمی و هوشیاری افراد را با توجه به تغییرات سریع در دنیای امروز در سازمان افزایش دهد. به عنوان مثال می‌توان از برگزاری دورهای آموزش کامپیوتر و کاربرد آن در کارهای روزمره و استفاده از اینترنت و سایر نرم افزارها و سخت‌افزارهای جانبی و سازمانی و همچنین یادگیری زبانهای خارجی نام برد. پس از اینکه استراتژی سازمان، مدیریت منابع انسانی، سیستم‌ها و روش های انجام امور سازمانی در چهارچوب مدیریت دانش قرار گرفتند، آنگاه می‌توانیم بگوئیم مدیریت سازمان بر مبنای دانش است و یا دانش محور است (اژدری، ۱۳۸۸).
بعد از اینکه جایگاه مدیریت دانش در سازمان مشخص شد و استراتژی‌های سازمان بر این اساس نقش بست، آنگاه باید به دنبال آن باشیم تا مراجعین به سازمان که از آن ها بنام ارباب رجوع یاد می‌شود، در چهار چوب مدیریت دانش سطح علمی و فرهنگی و توانایی خود را افزوده تا بتوانند از خدمات سازمان بدون مشکل و در کمال آرامش و رضایت استفاده نمایند. برای این منظور نیاز خواهد بود تا برنامه های آموزشی جامعی را برای تمام رده‌های سنی و طبقات اجتماعی تهیه کنیم که با افزایش سطح توانایی و آگاهی افراد و افزایش روز افزون شهروندان دانش مدار کارائی سازمان‌های دولتی به حداکثر برسد (اژدری، ۱۳۸۸).
۲-۱۶-۲- عناصر و ابعاد مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی
کانگ و پاندیا (۲۰۰۳) استدلال می‌کنند که برای شناسایی عناصر و ابعاد مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی باید پژوهش‌های متعددی انجام شود. با این وجود آن ها عناصر زیر را به عنوان عناصر پیشنهادی برای چارچوب مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی ارائه کرده‌اند.
