گرایش تعاملی، گذشته، حال و آینده را به عنوان بخشهای مجزا اما جنبه های غیرقابل تفکیک که باید برای آن برنامه ریزی کرد میشناسد. هر شرکت کننده فرصت مییابد تا به درک خود نسبت به اینکه رفتارش چگونه بر عملکرد کل اثر میگذارد و در نتیجه این عملکرد را بهبود میبخشد بیفزاید. به عبارت دیگر، هرکس که با سیستمی سروکار دارد یک یاری دهنده بالقوه در طراحی مجدد آن است چرا که فایده اصلی برنامه ریزی تعاملی از طریق مشارکت در آن به دست میآید. این حالت توسعه فردی و سازمان را تسهیل می کند. این توسعه، بدون توجه به نتیجه کار در فرایند مشارکت روی میدهد. در چنین زمینه ای است که کار، بازی و یادگیری در هم تنیده می شود و توسعه به بار مینشیند. بنابرین، برنامه ریزی تعاملی پارادایم طراحییک آینده مطلوب و کشف راههای رسیدن به آن در مقابل پارادایم پیشبینی و آمادگی است.
در این نوع برنامه ریزی به علت دید کل نگر، بخشها و سطوح یک سازمان همزمان و وابسته به هم برنامه ریزی میکنند، لذا به نتیجه بهتری دست مییابند. این مفهوم از برنامه ریزی که همه با هم و دریک زمان انجام می شود مخالف برنامه ریزی ترتیبی از بالا به پایین یا از پایین به بالا در سازمان است. (بینش، ۱۳۸۴)
۷-۲-۲ انواع روشهای برنامه ریزی
برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم میشوند و به فراخور هر وضعیت به گونهای متناسب با آن شکل میگیرند. لذا دسته بندی ذیل را می توان برای انواع برنامه ریزی عنوان کرد:
۱-۷-۲-۲ برنامهریزی تخصصی
گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آنها برنامهریزی میشود. این برنامه ریزیها را برنامه ریزی تخصصی مینامند که بر اساس وظایف مدیریت در سازمان عنوان میشود.
الف) برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید): عبارت است از تعیین نیازها و تأمین ابزار و تسهیلات و تربیت نیروی انسانی لازم برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهای پیشبینی نشدهی جامعه.
ب) برنامه ریزی نیروی انسانی: در این نوع از برنامه ریزی با تعیین افراد مورد نیاز سازمان در سالهای آینده امکانات و تسهیلات مورد نیاز (انتخاب، آموزش، ترفیع، بازنشستگی و… ) تخمین زده میشود. برنامه ریزی نیروی انسانی با تهیه نمایشگر (ساختار) سازمانی آغاز میشود و مواردی نظیر تهیه نمایشگر جانشین و ترفیع، تدوین آیین نامه استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی ضمن خدمت را در بر میگیرد. ج) برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه: عبارت است از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدفهای مؤسسه، صاحبان و کنترل کنندگان آن میباشد.
۲-۷-۲-۲ برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)
برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طرح میشوند، به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ میگردد.
مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از:
الف) تدوین برنامه های کوتاه مدت (مانند تنظیم بودجه و زمانبندی)
ب) تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات
ج) ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آن ها
د) تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید. (دو ماهنامه توسعه انسانی پلیس، شماره ۷)
۳-۷-۲-۲ برنامه ریزی استراتژیک (راهبردی)
برنامه ریزی استراتژیک نوعی برنامه ریزی فرایندی است. دلیل فرایندی بودن برنامه ریزی در نوع و گونه پدیدههایی است که برای آنها برنامه ریزی صورت میگیرد. در برخورد با این پدیده ها به دلیل اینکه پیوسته در حال دگرگون شدن هستند باید برنامه ریزی آنهابه گونه ای انجام گیرد که قابلیت بازخورد و تطبیق با شرایط جدید را داشته باشد. (ایوانز[۲۰]، ۲۰۰۳) در تعریف برنامه ریزی استراتژیک به عنوان فرایند تشخیص محیط داخلی و خارجی سازمان بیان میشودکه در واقع به تصمیم گیری در مورد چشم انداز و مأموریت، اهداف کلی، ایجاد و انتخاب استراتژی های عمومیکه قابل پی گیری باشد می پردازد، و عمل تخصیص منابع برای رسیدن به اهداف سازمانی را به عهده دارد. (هلریگل[۲۱] و همکاران، ۲۰۰۵)
هدف از برنامه ریزی استراتژیک همسویی فعالیتهای سازمان با محیط مربوطه میباشد چراکه این هدف ادامه بقا و اثر بخشی را برای سازمان به دنبال دارد. این فرایند ملزم نظارت سازمان بر محیط داخلی و خارجی خود میباشد تا دائماً تغییرات مورد نیاز را در برنامه های تاکتیکی و راهبردی موجود ایجاد کند یا به ایجاد مجموعه ای دیگر از برنامه ها بپردازد. (اُبنگ[۲۲]، ۲۰۰۸)
نویسندگان و اندیشمندان مدیریت هر کدام تعریف خاصی از این نوع برنامه ریزی ارائه دادهاند که در ذیل به مواردی از آنها اشاره شده است:
از نظر”لرنر” برنامه ریزی استراتژیک فرایند تغییر سازمانی مستمر و پیچیده ای است که اگر ویژگیهای زیر ترکیب شوند، فرایند برنامه ریزی استراتژیک موفق و جامعی را تعریف میکنند. برنامه ریزی استراتژیک: نگاه به آینده دارد و تمرکز بر آینده پیشبینی شده است. به این مسئله توجه دارد که جهان بعداز ۵ الی ۱۰ سال چه تفاوتهایی با اکنون خواهد داشت. درصدد خلق آینده سازمان بر مبنای آن چیزی است که احتمال میرود در آینده ایجاد شود.
– بر مبنای تجزیه و تحلیل روندها و سناریوهای پیشبینی شده برای گزینه های ممکن در آینده است و نیز بر مبنای تجزیه و تحلیل داده های داخلی و خارجی است.
– منعطف و متمایل به ایجاد تصویری بزرگ از آینده سازمان است. برنامه ریزی استراتژیک سازمان را با محیطش تطبیق میدهد، زمینه ای برای دسترسی به اهداف ایجاد می کند، چارچوب و جهتی برای سازمان فراهم میسازد تا به آینده دلخواه خود برسد. چارچوبی به وجود میآورد که میتوان با تجزیه و تحلیل کامل سازمان، محیط داخلی و خارجی و پتانسیل های سازمان در آن چارچوب به مزیت رقابتی دست یافت. این امر سازمان را قادر می کند تا به روندها، اتفاقات، چالشها و فرصتهای به وجود آمده، ازطریق چارچوبی از بینش و مأموریت ایجاد شده توسط فرایند برنامه ریزی استراتژیک پاسخ دهد.
– فرایندی نظری و کیفی است. برنامه ریزی استراتژیک، داده های نرم مانند: تجارب، نیات و ایدههای موجود در گفتگوهای روزانه سازمان را ترکیب می کند و درصدد ارائه یک بینش و هدف سازمانی روشن است.
– به سازمان اجازه تمرکز میدهد، زیرا فرایندی پویا و مستمر از فعالیتهای خود تحلیلی است.
– فرایندیادگیری مستمر، در جریان و گفتگوی سازمانی است که به فراتر از دسترسی بهیک سری اهداف از پیش تعیین شده توسعه مییابد. برنامه ریزی استراتژیک درصدد است روشی که یک سازمان فکر و عمل می کند را تغییر داده و یک سازمانیادگیرنده به وجود آورد.
– وقتی موفقیت آمیز باشد، تمام نواحی عملیاتی را تحت تاثیر قرار داده و به عنوان قسمتی از فلسفه و فرهنگ سازمان درمیآید. (لرنر، ۲۰۰۲)
از منظر “آرمسترانگ” برنامه ریزی استراژیک شامل بستر یا چارچوبی برای عملی ساختن تفکر استراتژیک و هدایت عملیات بر پایه حصول نتایج مشخص و برنامه ریزی شده است که بر اساس آن اهداف، مأموریت، ارزشها، چشمانداز و استراتژی های سازمان مشخص می شود. (آرمسترانگ، ۱۳۸۴)
