امروزه رایانه ها پیشرفت کنونی خود را مدیون تراشه‌هایی هستند که قابلیت ذخیره و پردازش زیادتری نسبت به نسل های قبلی دارند، اََبَر رایانه های اختراع شده توانایی انجام چندین تریلیون عمل در کَسری از ثانیه را دارا می‌باشند و در مسائلی چون پیش‌بینی زلزله و پیش‌بینی سکته های مغزی و قلبی و ژنتیک انسانی استفاده می‌شوند. مدار الکتریکی اصلی اکثر میکرو رایانه ها بشکل ذره ریز سیلیسیوم است که از ناخن انگشت انسان نیز کوچکتر می‌باشد (مک لوید، ۱۳۷۸).

اولین کاربرد اصلی رایانه، پردازش داده های حسابداری است که کاربرد آن با چهار عمل دیگر همراه بوده است:

۱- سیستم های اطلاعات مدیریت

۲- سیستم های پشتیبانی تصمیم

۳- اداره مجازی

۴- سیستم های دانش محور

تمام این پنج کاربرد، سیستم اطلاعاتی رایانه ‌محور را تشکیل می‌دهند. روشی که همه سیستم ها را در طول دهه ۱۹۵۰، ۱۹۶۰ و اوایل ۱۹۷۰ میلادی توسعه دادند، روش سنتی بود. در اواخر دهه ۱۹۷۰ گرایشی جدید که بیشترین تأثیر را بر استفاده از رایانه گذاشت، افزایش علاقه بعضی از کاربران در توسعه کاربردهای رایانه‌یشان بود. نامی که ‌به این گرایش اطلاق شد کار با رایانه توسط استفاده گر نهایی است. کاربر نهایی همان کاربر بوده و باید در نظر داشت که کار با رایانۀ استفاده گر نهایی به دلیل چهار عامل متحول شد:

۱- افزایش سواد رایانه‌ای

۲- عقب افتادن خدمات اطلاعاتی

۳- قیمت کم سخت‌افزار

۴- نرم افزارهای از پیش نوشته شده

رایانه تأثیر مثبتی بر روی ملت های بزرگ و کوچک گذاشته است. ملل کوچک تر علاوه بر استفاده از رایانه برای رفع نیازهای خود صنایع نرم‌افزار را برای صادرات محصولات خود به کاربران بازار جهانی، توسعه داده‌اند. در اکثر موارد، ایالات متحده، رتبه بیشترین استفاده از رایانه در جهان را دارا می‌باشد (مک لوید، ۱۳۷۸).

نقش افراد در سیستم ها (متخصصان اطلاعات)

متخصصان اطلاعات بار اصلی خدمات اطلاعاتی را به دوش می کشند. متخصص اطلاعات می‌تواند مساعدت هایی را در هر مرحله از فرایند حل مسأله انجام دهد. هنگامی که مسائل شناسایی شدند، متخصصین اطلاعات می‌توانند برای درک آن ها به استفاده گران کمک نمایند. درطی بیست و پنج سال اول پیدایش رایانه تنها مسئولیت متخصصین اطلاعات، پیاده سازی سیستم ها برای استفاده گران بود. متخصصین، نوعی از دانش فنی را ارائه می‌کردند که استفاده کنندگان یا فاقد آن و یا به دلایل گوناگون قادر به تأمین آن نبودند. این نوع فعالیت هنوز به عنوان برترین بخش کار متخصصین اطلاعات به شمار می رود. متخصصین، تمام سیستم های داده پردازی، طراحی های بزرگتر و پیچیده تر سیستم اطلاعات مدیریت، سیستم پشتیبانی تصمیم، سیستم های اتوماسیون اداری مبتنی بر رایانه و کلیه سیستم های خبره را اجرا می نمایند (رولی^[۵۱]، ۱۳۸۰).

وظیفه متخصصان اطلاعات؛ ارائه خدمات اطلاعاتی به واحدهایی شامل تحلیل گر سیستم ها، مدیران پایگاه، داده متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها و اُپراتورها بشرح زیر می‌باشد:

۱- تحلیلگر سیستم ها: شخصی که با استفاده گر کارمی کند، تحلیلگر سیستم ها است.

تحلیلگرسیستم ها به استفاده گر در شناسایی و درک مسأله کمک نموده و سپس راه های مختلف حل مسائل را مورد توجه قرار می‌دهد. هر روش مقدمتاً‌ با بهره گرفتن از نمودارهای ترسیمی مستند و روشی که بهترین حالت به نظر می‌رسد، پیشنهاد می‌گردد. استفاده گر ‌در مورد اجرای نظریه تحلیلگر سیستم ها تصمیم گیری می‌کند (مک لوید^[۵۲]، ۱۳۷۸).

تحلیلگر سیستم درتعریف مسائل و آماده کردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگی کمک رایانه در حل مسائل، مهارت دارد (رولی، ۱۳۸۰).

البته باید در نظر داشت که کار تحلیلگر سیستم صرفاً تحلیل سیستم نبوده و بررسی سیستم موجود برای طراحی یک سیستم جدید یا کمبود یافته می‌باشد.

۲- مدیران پایگاه داده: در اوایل سال‌های دهه ۱۹۷۰ توجه به پایگاه های اطلاعاتی به قدری افزایش یافت که منجر به ایجاد شغل جدیدی بنام مدیر پایگاه اطلاعات گردید. مدیر پایگاه اطلاعات مسئول ایجاد و حفظ پایگاه اطلاعات است. در یک سازمان بزرگ چند شخص می‌توانند این عنوان را داشته باشند (مک لوید، ۱۳۷۸).

به طور کلی کار با کاربران و تحلیلگران سیستم در ایجاد پایگاه های داده‌ای که شامل داده های مورد نیاز برای تولید اطلاعات کاربران می‌باشد، جزء وظایف مدیران پایگاه های داده می‌باشد. یک پایگاه داده، مجموعه ای یکپارچه از داده های رایانه‌ای است و طوری سازماندهی و ذخیره شده است که عمل بازیابی را تسهیل سازد. این یکپارچگی منطقی رکوردها در چندین فایل، مفهوم پایگاه داده نامیده می شود.

دو هدف عمده مفهوم پایگاه داده؛ کاهش داده های زائد و دستیابی به استقلال داده ها می‌باشد.

داده های زائد ‌به این معنی است که داده های یکسان در چند پرونده ذخیره شوند. استقلال داده ها؛ توانایی تغییر دادن در ساختار داده ها بدون تغییر در برنامه هایی که داده ها را پردازش می‌کنند، می‌باشد. استقلال داده ها با جای دادن جزئیات داده ها در جداول و فرهنگ هایی که از نظر فیزیکی از برنامه ها جدا هستند، انجام می‌گیرد. وقتی که سازمانی از مفهوم پایگاه داده ها پیروی می‌کند، سلسله مراتب داده ها بترتیب زیر می‌باشند:

پایگاه داده، پرونده (فایل)، سند^[۵۳] (رکورد) و عُنصر داده نرم افزاری.

عوامل فوق الذکر یکپارچگیِ منطقی را در پرونده ها ایجاد و حفظ می‌کند، حال چه به صورت آشکار یا به صورت پنهان که به مجموعه مذکور “سیستم مدیریت پایگاه داده” اطلاق می‌گردد.

نمونه هایی ‌از سیستم‌های مدیریت پایگاه داده که در یک ساختار سلسله مراتبی به کار می‌روند عبارتند از:

الف) سیستم مدیریت اطلاعات (MIS)

ب) آی بی ام (IBM)

ج) سیستم اینتل (INTEL) (بهان و هلمز، ۱۳۷۷).

موج دوم نوآوری در سیستم های مدیریت پایگاه داده بر اساس نرم افزار ارتباطی طرح ریزی شد و اولین بسته به منظور ارائه به کاربران رایانه های اصلی^[۵۴] ارائه گردید. تقریباً ‌در حدود دهه۱۹۸۰ میلادی تهیه کنندگان نرم‌افزارها شروع به توسعه بسته های نرم افزاری سیستم های مدیریت پایگاه داده در مقیاس کوچک برای بازار ریزرایانه‌ها نمودند. در طول سال‌های اخیر توسعه سیستم های مدیریت اطلاعات بر بازار ریز رایانه ها متمرکز شده و ساختاری ارتباطی را به کار برده است. مایکروسافت اکسس^[۵۵] نمونه ای از سیستم مدیریت پایگاه داده ارتباطی ریز رایانه می‌باشد. کاربرد دیگر پایگاه داده، می‌تواند برنامه ای کاربردی باشد. کاربر معمولاً پایگاه داده را از طریق یک پایانه استفاده می‌کند و اطلاعات داده ها را از طریق یک زبان پرسش، بازیابی می‌سازد. پرسش^[۵۶]، تقاضای اطلاعات از پایگاه داده و زبان پرسش، زبان مخصوص کاربر پسند می‌باشد که به رایانه امکان جواب به آن پرسش را فراهم می‌سازد. به طور کلی یک متخصص اطلاعاتی که مسئولیت پایگاه داده را به عهده داشته باشد، مدیر پایگاه داده DBA نامیده می شود. وظایف DBA چهار حوزه زیر می‌باشد:

برنامه ریزی، اجرا، اِعمال و امنیت پایگاه داده (بهان و هلمز اطلاعات^[۵۷]، ۱۳۷۷).